低效能人士的7个坏习惯,你中招了吗? 大咖

低效能人士的7个坏习惯,你中招了吗? 大咖

时间:2020-03-22 06:28 作者:admin 点击:
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01

误解待办事项清单的目的

让我们来思考这个问题:为什么要创建待办事项清单?或者说,你希望用它们完成什么?

大多数人都误解了清单的功能。他们认为清单就是帮助他们一一列出每项任务的一种工具。

其实不然。

一份可靠的清单会将你的注意力吸引到真正要做的工作上,防止你转向那些不太重要的项目。

待办事项清单不应该成为确保你完成所有工作(尤其是那些琐碎不重要的事)的工具,它需要做的是确保你完成那些真正要做的事情。

如果你误解了它,那么你将无效而且过度地创建和使用它们,而最终清单也会阻碍你的效率提升。

02

忽略了设定截止日期

没有截止日期的待办事项清单只能被称为愿望清单。没有最后期限,我们就会无所作为。

截止日期不只是强加紧迫感,它能帮助我们根据完成任务和项目所需的时间来确定任务和项目的优先级。另外,它也会刺激我们去行动,战胜拖延。

面对没有最后期限的任何规划时,我们的动力很小。没有动力,我们便什么都做不到。随着时间的推移,未完成的任务越来越多,清单将变得无法掌控。

另外很重要的一点是,截止日期还有助于我们决定在何时花费有限的时间和精力。我们总会在不同的任务中选择,无论手里的任务是什么,总是会有比完成它们所需时间更多的任务在排队。

截止日期有助于我们去思考和规划,根据需要完成的目标,在任务之间进行选择。

03

清单太长

我说的太长的清单,是指那些似乎永远不会结束的日常任务清单。它们一直在继续,包含许多日常的事务。

这些清单在许多方面都适得其反:

第一,它们分散注意力

因为它们给出了太多选择,而每个选项都会把你的注意力从最重要的工作上移开。最后,很可能会干脆不采取行动而陷入 瘫痪 的状态,或者被迫做一些低性价比的活动,例如刷手机,聊微信。

第二,它们是不现实的

太长的清单最终会达到无法管理的程度。你无法做完所有琐碎的事情,因为它们实在是太多了。

第三,它们令人沮丧

如果你列出的清单几乎等于一份 今日无法完成的任务清单 ,那么一次又一次这样的经历,可能会破坏你的动力。使你更难有精力去做那些真正值得骄傲的高质量工作,并且更难以按时完成这类高消耗的工作。

第四,它们变相地鼓励你拖延

由于未能日复一日地完成你的待办事项,随着时间的推移,你将失去驱动力或推动力,慢慢忘掉及时完成任务才是最根本的目的。

一天中,你能用来处理所列工作的时间是有限的。如果你只有四个小时的时间,那么请确保清单中的项目可以在四个小时内完成。否则,列出太长的清单让自己品尝失败的滋味,这并不能产生什么价值。

04

给自己留了太多选择

每天早上醒来时,和我们一起苏醒的还有一定量的认知资源。在我们做决定时,这些认知资源就会被快速地消耗掉。

例如,你应该在早餐时吃华夫饼、鸡蛋还是麦片?在这个决定中,你通常可以随意使用完整的认知资源。

然而,在一天结束时,即使是最简单的选择也似乎变得很难。你可能很累,大脑的任务处理器烧得冒烟了,对应的认知资源也很少。因此,你做出理性决策的能力就会被削弱,变得不那么专注,也不太能控制自己的冲动。

理解 决策疲劳 对我们来说很重要,因为它决定了我们在不同任务之间分配时间的能力。

认知资源耗尽的时候,我们会更倾向于选择能够提供即时满足的活动,而不是那些对我们来说更有价值的活动。我们更有可能选择看电视,而不是选择健身房。我们更有可能拿起一袋薯片而不是自己准备烹饪。

存在太多选项的清单会加剧这种情况。它们迫使你做出关于需要处理哪些任务的非必要决定,每个决定都会侵蚀你的认知资源,并增加你的决策疲劳,导致了一种被称为 决策逃避 的困境。

陷入 决策逃避 的结果可想而知:你的工作效率将直线下降,待办事项(包括那些重要事项)也未能完成。

05

没有为任务添加场景

大多数清单最大的劣势之一就是缺乏任务的背景。

任务被写下来,但是关于完成它所需的时间、优先级以及它在完成某件事的过程中所起的作用,你未做任何标示。

没有这样的背景信息,你自然很难知道哪些任务需要立即关注。事实上,你都没法根据自己的实际情况判断能否完成特定任务。

举个例子:

假设你的清单包含 给我的会计师打电 这样一项任务,而它并没有提供相关的优先级信息,那么你是需要今天打电话给会计师还是等到下周?

同样,它也没有提供关于电话可能持续多长时间的信息。那么,你是需要几分钟的时间还是要聊上一个小时?

另外,你是要询问会计师有关资产注销的潜在问题,还是想探讨建立壳公司的利弊?

在不知道其细节的情况下,我们难以决定是否处理待办事项。

创建缺乏场景的任务清单,你的清单会变成对未解决和未完成事件的持续记录,而不是对你需要完成的事件的记录。

06

任务被定义得过于宽泛

之所以出现被宽泛定义的任务,问题在于它们的范围太大了。因为缺乏明确的起点和终点,所以我们根本没有办法衡量任务做得究竟成不成功。

每个宽泛意义的待办事项实际上是一个由众多任务组成的完整项目。例如:

一个打算写一本新小说的作者,如果将待办事项列为 开始写小说 就太模糊了。因为开始写小说涉及的任务太多而并未详细说明。

相比起来, 编写第1章初稿 这样的任务会更有效。

一位希望改善部门工作流程的公司经理,将待办事项描述为 提高部门生产效率 就是模棱两可的。

而 安排与团队负责人会面,讨论新的工作流程计划 会更有效,因为它提出了一个单一的目标,而且执行者也很容易知道何时达到了这个目标。

这些例子的关键点就在于,过于宽泛地定义任务,很不利于任务的完成。如果你在完成待办事项时遇到问题,请检查它们是否可以被分解为较小的任务。

07

任务不符合特定目标

我们设定目标是为了促使自己采取行动。当我们能够预测完成特定任务的积极结果时,我们不太倾向于拖延。

可问题在于,很多人在创建清单时都忘记了这个原则。他们写下每一项想到的任务,但未能将这些任务与具体目标联系起来。因此,他们最终花费大量的时间来处理长远来看对他们来说不重要的待办事项。

举个例子:

假设你在明天的清单中写出维护博客并 写一篇新博文 ,这是你认为需要做的任务。但是你知道你需要做的具体原因以及你在用博客有针对性地发布什么内容吗?

也许你希望新帖子能够在Facebook和Twitter上曝光,吸引大量流量涌入你的博客网站;

也许你想让自己的博客显示在谷歌热门搜索查询的首页上;

也许你希望博客文章能够吸引业内有影响力人士的关注。

这些可以促成你与他人建立有价值的联系,激励你做得更好。

关键是,你必须知道每个项目需要完成的原因,并将特定目标附加到清单的每项任务上。忽略了这一步,你就不会有动力去完成这个项目。

08

小 结

在我向你展示如何创建有效的清单之前,我们有必要先评估你的目前清单的有效性。对此,你要思考以下几个问题:

1.你是否了解待办事项清单在任务管理方法中的主要用途?

2.你是否为每个待办事项设定了一个截止日期(某个具体的日期,而不是 月末 )?

3.你是否将待办事项清单中的项目数限制为7 10个?

4.你的待办事项清单是否限定了那些要耗费精力进行选择的任务的范围?

5.你是否给出每个待办事项的具体情况,来判断它是高价值还是低价值的任务,以及相关时间规划?

6.你是否具体地定义任务而非宽泛地描述,以便快速确定何时能完成它?

7.你是否将每项任务与特定目标相关联?

如果这7个问题都考虑到了,你将知道如何创建可帮助你完成重要工作的任务清单。

关于作者:达蒙 扎哈里亚德斯,效率和时间管理专家,广受欢迎的时间管理网站的创办者。他著有《高效清单工作法》《治疗拖延症》《30天高效率计划》等一系列帮助读者提高效率的书。

本文为 管理的常识 (ID:Guanlidechangshi)原创,摘编自《高效清单工作法》,机械工业出版社出版。转载请与我们联系取得授权。

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